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Arquivo do Estado publica tabela de
temporalidade de documentos públicos
Medida permite a eliminação de material sem valor e
garante a preservação de itens históricos ou comprovatórios
O O Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (Saesp) divulgou no dia 12 de dezembro, a proposta de tabela de temporalidade dos documentos da administração pública, na página 26 do Poder Executivo, Seção I. Ela identifica, racionaliza e define o prazo de guarda da documentação acumulada pelos órgãos da administração direta e indireta.
A tabela permitirá, a partir da sua oficialização, a eliminação de documentos públicos sem valor e garantirá a preservação permanente de material histórico ou comprovatório. É o resultado de trabalho conjunto, iniciado em 1999. Reuniu 744 agentes públicos de 19 secretarias de Estado, 27 órgãos da administração indireta, procuradoria geral e ministério público.
A tabela confere visibilidade à sociedade das ações governamentais. E economiza espaço físico, facilita o acesso às informações, padroniza o nome dos documentos, preserva a memória das instituições e comprova a efetivação das ações governamentais.
Destino
A tabela abrange as funções auxiliares do Estado, entre elas: organização administrativa; comunicação institucional; gestão de bens materiais e patrimoniais; gestão de recursos humanos; gestão orçamentária e financeira; gestão de documentos e informações e gestão de atividades complementares.
É definido o destino de cerca de 750 tipos diferentes de documentos. São comprovantes fiscais, relatórios, projetos, pareceres técnicos, jurídicos, prontuários funcionais, contratos, convênios, atas, ofícios e bases eletrônicas de dados, entre outros.
Reciclagem
No período entre 1997 e 2002, o Arquivo do Estado (AE) destinou 260 toneladas de papel para o Fundo Social de Solidariedade (Fussesp) reciclar. A oficialização da tabela vai permitir novas doações.
Parcerias
O Ministério Público mantém parceria com o AE para assegurar a preservação do patrimônio arquivístico do Estado. O termo de cooperação, de prazo indeterminado, foi assinado entre as instituições em dezembro de 2000.
A publicação da tabela recebeu apoio da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado (Fapesp).
O que é o Arquivo do Estado
A instituição preserva documentos de valor histórico da administração estadual, define diretrizes, normas e procedimentos de gestão de documentos no Estado. Constam do acervo, o mais antigo documento público estadual - um inventário de um sapateiro datado de 1573.
O AE é aberto ao público e está localizado na capital, na Rua Voluntários da Pátria, 596, em frente à estação Tietê do Metrô. Oferece cursos, oficinas e visitas monitoradas para interessados da área acadêmica e servidores públicos.
A Imprensa Oficial do Estado mantém convênio com o Arquivo para publicação de manuais técnicos, guias, inventários, catálogos, entre outros. O material pode ser encontrado na Livraria Histórica, no AE.
Serviço
Sistema de Arquivos do Estado (Saesp) - www.saesp.sp.gov.br
Correio eletrônico - saesp@sp.gov.br
Agendamento de visitas - tel. (11) 6221-4785
Rogério Silveira
Da Agência Imprensa Oficial
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